Kontrola swojego czasu i siebie w czasie pozwala na poczucie się spokojniejszym i pewniejszym siebie.
Ćwiczenie 1 na rozgrzewkę.
- Zrób listę zadań na jutro.
- Wpisz, ile będzie trwała każda czynność.
- Zaznacz max. 3 zadania priorytetowe tzn. takie, które mają największy wpływ na twoją efektywność w tym dniu lub mają wpływ na kolejne dni.
- Deleguj zadania, które może zrobić inny pracownik/członek rodziny w całości lub w części opisując dokładnie: co ma wykonać; w jakim celu ma to zrobić; w jakim terminie.
- Zadania niewykonane w danym dniu przenieś na kolejny.
Zaczęłam od listy zadań wg Metody Alpena, która jest bardzo praktyczna przy planowaniu krótszego okresu czasu. Składa się ona z pięciu elementów.
ALPEN
- Aufgaben – Zestawienie zadań; Zrób listę zadań.
- Länge schätzen – Ocena czasu trwania czynności; Oszacuj czas trwania każdej, wymienionej czynności i zsumuj je.
- Pufferzeiten einplanen – Rezerwa na sprawy nieprzewidziane; Pamiętaj o regule 60% i zaplanuj czas na nieprzewidywalne sytuacje.
- Entscheidungen treffen — Wyznacz priorytety i deleguj zadania.
- Nachkontrolle — Kontroluj realizacje działań — jeśli czegoś nie wykonasz w danym dniu, to przenieś zadanie na kolejny dzień.
Kończ rozpoczęte zadania, zanim zabierzesz się za kolejne. Kluczem jest tu koncentracja, czyli zdolność do zajmowania się daną sprawą aż do jej zakończenia.
ZASADA 60 / 40
Zasada ta sugeruje, by planować 60% swojego czasu na zadania. 20% przeznacz na rzeczy nieoczekiwane. 20% przeznacz na czynności higieniczne i spontaniczne (np. kawa, posiłek, rozmowa).
PLANUJ RZECZY NIEZAPLANOWANE.
KRZYWA WYDAJNOŚCI
Znajomość własnej linii czasu pozwala świadomie rozwijać brakujące jej elementy. Osoby świadome swoich dobrych i gorszych momentów mogą lepiej wykorzystać swoją energię.
Ćwiczenie 2.
Zastanów się i zapisz na kartce, w jakich godzinach masz najwięcej energii a praca „pali ci się w rękach”, zapisz, w jakich godzinach masz spadek i wiesz, że potrzebujesz oddechu. Przykład na rysunku.
Priorytety powinniśmy wykonywać w czasie własnego szczytu wydajności. Podczas spadku wydajności nie należy pracować wbrew biologicznemu rytmowi i starać się w tym czasie odprężyć, wykonywać czynności rutynowe i zautomatyzowane, które nie wymagają od nas specjalnego zaangażowania. Gdy krzywa ponownie wzroście przychodzi czas na ważniejsze sprawy.
Najważniejsze zadania (czyli ważne i pilne) należy wykonać w czasie największej wydajności. Zadanie powtarzalne, rutynowe, proste, mechaniczne należy wykonywać w środku dnia pracy, kiedy nasza wydajność jest najniższa.
W czasie drugiego szczytu wydajności należy wykonywać zadania ważne.
EFEKT „PIŁY” jedna z moich ulubionych zasad
Człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się, osiągnięcie odpowiedniego stopnia koncentracji, przypomnienie sobie, na czym skończył i ponownie wciągnięcie do pracy. Oderwanie się od wykonywanego zadania powoduje, że tracimy około 28% swojego czasu na ponowne rozkręcenie się i wciągniecie do pracy.
Ogranicz ilość rozpraszaczy dzwoniący telefon, komunikatory, powiadomienia Outlooka oraz toczące się rozmowy obok – to wszystko obniża naszą koncentrację, w rezultacie wydłużają czas realizacji zadań. Włóż słuchawki (z muzyka którą lubisz) możesz naprawdę zaoszczędzić mnóstwo czasu.
PRZERYWANIE SZKODZI.
ZASADA 2 MINUT Davida Allena (Getting things done)
Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać. Dzięki temu obniża się poziom stresu (mamy więcej czasu i mniej rzeczy “na głowie”). Dodatkowo podnosi się poziom zadowolenia (zrealizowanie kilku “małych” zadań daje satysfakcję i nastawia pozytywnie do realizacji kolejnych).
METODA KISS
Nazwa tej metody wzięła się od pierwszych liter wyrazów składających się na angielskie zadanie.
„Keep it simple, stupid! (Nie komplikuj, głuptasie!). Według niej należy dążyć do maksymalnego upraszczania sobie życia. Wszystkie sprawy, rzeczy i prowadzone przez Ciebie projekty powinieneś utrzymać tak proste, jak to tylko możliwe.
Złożone zadania dziel na łatwiejsze i krótsze etapy. Dbaj o porządek otoczenia. Odmawiaj przychodzenia na zbędne spotkania, nie zgadzaj się na zaśmiecanie swojej skrzynki e-mail. Prowadź swoje sprawy w sposób najprostszy, jak się da.
ZASADA PARETO
Zarządzanie czasem nie polega jedynie na robieniu coraz więcej i więcej i szybciej. Polega na starannym określaniu priorytetów i robieniu rzeczy istotnych. A tych, jak się okazuje, nie jest wcale tak dużo – 20% tego co robimy, odpowiada bowiem za około 80% osiąganych przez nas rezultatów. Reszta nie przynosi nam większych korzyści, a kosztuje za to mnóstwo czasu i energii.
Określenie priorytetów to zdefiniowanie tych 20% zadań przynoszących największe profity.
„Dobrze jest mieć pieniądze i rzeczy, które za nie można nabyć, ale dobrze jest upewnić się, że nie tracimy tego, czego kupić się nie da” G.H. Lorimer
To tylko kilka metod i zasad usprawniających organizację pracy. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej i mieć czas na lepsze życie skorzystaj i zamów szkolenie.
Nina Krystoń tel. 500205115
